Xènia Rafí: “Ara és imprescindible que l’artista s’impliqui via xarxes socials per omplir el concert

Xènia Rafí és la cap de premsa de la productora de concerts The Project. Té 45 anys, no te cap llicenciatura, i la seva formació és l’experiència de més de 28 anys al món de la música. El seu fill de 6 anys no escolta Sol Solet, però coneix als Beatles, als Rolling Stones i a Bob Dylan.

Com ha sigut la teva trajectòria professional?

Estava estudiant per ser administrativa, però jo volia treballar, i la meva cosina que és la cap d'Administració em va proposar ajudar-la a The Project. Estudiava pel matí i a la tarda treballava agafant telèfons, rebent les visites... Abans organitzàvem 2 concerts al més, però cada cop hi havia més feina, i ara en tenim 2 cada setmana. A poc a poc vaig anar agafant tasques i després de 28 anys sóc la Cap de Premsa.

Com és un dia a la feina de Xènia Rafí?

Cada dia és diferent, ara mateix estic gestionant uns 60 concerts, i només tres són d’aquesta setmana. La dinàmica depèn de si les entrades del concert estan esgotades o de si costen més de vendre, que aleshores hi ha més pressió i hem de preparar més accions. Hi ha cops que els periodistes t’ho compren tot, però hi ha artistes més complicats.

Com s’estructura l’organigrama del departament de premsa?

El Departament de Premsa només sóc jo, però formo part del Departament de Comunicació. Dins d’aquest hi ha el Departament de Publicitat i Màrqueting amb 5 persones, el Departament de 2.0 que porten les xarxes socials i 1 dissenyador.

Com seleccioneu els mitjans als quals envieu informació o concediu entrevistes?

Els artistes ens diuen: tens disponibilitat per fer 2 o 3 entrevistes i tu has d'anar a buscar els més tops. Normalment ens movem entre Jordi Basté a Rac1, Mònica Terribas a Catalunya Ràdio, La Vanguardia..., buscant el que la gent escolta i llegeix més. Fent entrevistes en aquests mitjans t'assegures que arribarà a molta gent i tindrà repercussió. No enviem a revistes normalment, les revistes són mensuals, i nosaltres treballem per ja, per vendre entrades. El que surt després del concert o en revistes tipus The Rolling Stone a nosaltres ja no ens interessa, és més per a l'artista.

També, fem estudis per saber quan es compren més entrades, quan es llegeixen més els diaris, quins programes de ràdio escolta més gent, quines revistes es llegeixen més... Per exemple nosaltres sempre intentàvem sortir publicats els caps de setmana, i resulta que els divendres és el dia que més gent llegeix el diari.

I per seleccionar quins mitjans assistiran al concert?

Tenim un número d'entrades per invitacions, però com més entrades es venguin menys en tinc per premsa. Jo intento acreditar tothom per donar les mateixes oportunitats, però La Vanguardia sempre hi anirà, és el que interessa més a nivell negoci.

També està en mans de l'artista si vol que entrin televisions, fotògrafs, etc. Molts cops no volen deixar entrar fotògrafs freelance, perquè com hi ha tants vendran les fotos a qualsevol, i tampoc els hi interessa.

Feu algun tipus de enviament especial o regal a periodistes?

Si, quan ve un artista de promoció i l'has de promocionar, t'arriben 10 CDs i faig el paquetet, ben posadet, i l'envio per missatger. Ho envies als diaris que saps que et compraran l'entrevista o t'escriuran un article, normalment els enviem als 5 diaris més importants en l'àmbit local , Time Out, Televisió de Barcelona, TV3...

Per quins motius envieu notes de premsa als mitjans de comunicació?

Quan surten les entrades a la venda es fa un comunicat a la premsa, jo envio a una agenda d'uns 1.300 periodistes. Si s'exhaureixen les entrades uns dies abans s'envia un altre comunicat d'"Èxit total...". I en el cas d'un festival es van anunciant a poc a poc els grups o cantants que es va afegint a la programació, i el dia que acaba s'envia una valoració de tot el festival de com ha anat, assistència... No es poden enviar Notes de premsa per tot, carrega.

Com feu el seguiment de la informació que és publica?

Amb l’empresa Alerta My News, cada dia, matí i tarda, rebo alertes. També llegeixo cada matí els diaris, aquí rebem el ARA, La Vanguardia, El Periòdico, El País i el Punt Avui. El dia del concert donem a l’artista una carpeta amb la recopilació de les aparicions. En el cas del Guitar BCN donem una bossa que fem pel festival, el programa, el dossier de clipping, els cartells…

Els grups o artistes que contracteu porten els seus propis caps de premsa? Com es la relació amb ells?

Els artistes més grans porten el seu propi cap de premsa. Tu els hi proposes i demanes, però ells decideixen si fan una entrevista o no. Normalment no són reticents, no donen molt, però un parell d'entrevistes sí.

Hi ha dos tipus de concerts, els d'artistes que treuen disc i estan de gira, i és la discogràfica qui s'encarrega més de la promoció. I per altra banda hi ha els artistes que no treuen dic, i és aquí quan has d'estar movent coses perquè les entrades es venguin. A part de buscar entrevistes, ara també es porten molt les "Salutacions per xarxes socials", on l'artista envia records o anuncia el concert. L'artista s'ha d'implicar per vendre entrades, abans això no calia, i ara és imprescindible.

Quina ha de ser la relació d’un cap de premsa amb els mitjans de comunicació?

És molt important tenir una bona relació amb els periodistes. Has de dinar o esmorzar amb ells de tant en tant... En el meu cas són amics meus, fa tants anys (que ...), però la relació s'ha anat fent a poc a poc. Sempre s'ha de fer una trucada per telèfon perquè no s'oblidin de la veu, és més personal que un email. Amb el temps saps a qui has de trucar i a qui no depèn l'artista, jo sé la tendència del diari.

Com ha afectat la irrupció de les xarxes socials en la professió de cap de premsa?

Nosaltres tenim un club d’amics de The Project, del Jazz… i els avisem primer de qualsevol nou concert. A partir d’aquí ho anunciem a xarxes, últimament la inversió més forta és per aquest canal. Amb publicacions promocionades a Facebook, Instagram… Ara mou més quelcom que surt a Facebook que una entrevista a un diari de paper.

Heu tingut que fer front a alguna crisis?

Hem hagut d'anular concerts. Fa poc a l'estiu Sabina va cancel·lar un concert per malaltia, i jo estava al parc amb el meu fill i portava la llista de convidats a sobre, i vaig començar a fer trucades. Primer vaig trucar a l'agència EFE i Europa Press, i després a Rac1 i Catalunya Ràdio, i al cap de 10 minuts ja ho estaven informant. Vam tornar els diners de les entrades, però poc més. La gent no se sol queixar, no ens identifiquen com els que cancel·lem el concert, "no és cosa nostra".

Però en els 28 anys que porto d'experiència, no sé com és, però el dia del concert surt tot bé, després de patir organitzant, al final surt bé.

He llegit un titular d’una entrevista a l'Ara on deies que “La gent es capaç de fer tot per aconseguir una entrada gratis”. Podries explicar-me algun exemple que hagis viscut?

De tot. Jo he rebut un email d'un noi, que estava passant una mala època amb la seva dona i em demanava que Manuel Carrasco li cantés una cançó, que parles de la relació, però sense que ella s'adonés. Després m'han escrit perquè el David Bisbal anés a la seva boda perquè és un fan. Una mica bogeria. Jo com que estic a l'altre costat, no sé si arribaria a fer aquestes coses, no crec, però bueno hi ha gent que per demanar no perd re. I demanen de tot. Sempre he pensat amb unes companyes que treballen del mateix en anar apuntant en un word i un dia escriure un llibre de "anècdotes". Jo rebo coses, però el món de la discogràfica, quan anava bé, veuen de tot.

Et donen pressupost per contractar una persona. Què busques en ella?

Que sigui una persona jove, que tingui ganes i esperit. Jo puc estar molt ficada en tema xarxes, tinc Instagram, Facebook, de tot, però els joves saben més. Estan molt més preparats en tema xarxes que jo, són una generació que neix amb aquest món.

Les 5W són l’essència del periodisme. Quins creus que són els cinc imprescindibles del cap de premsa?

Creure en la feina que fas, en el meu cas creure en l’artista que portes, tenir bona relació amb els periodistes, tenir paciència, ja que el primer que tallen en un diari o en un informatiu és la part de cultura, i segons què passi en l’actualitat social l’entrevista que havien de publicar la retallen, la disposició de l’artista per fer coses amb tu, personalment no treballo amb un producte en concret, jo necessito que cada artista em doni informació per jo poder treballar i, finalment, tenir pressupost.